Zur ASE GmbH:
Die ASE GmbH mit Hauptsitz in Kaarst und einer Niederlassung in Berlin betreut Kunden bundesweit rund um sicherheitstechnische Anlagen – von Inbetriebnahmen über Wartungen und Reparaturen bis hin zu Schulungen. Zum Portfolio gehören Zentralbatterie- und USV-Anlagen, Not- und Sicherheitsbeleuchtung (inkl. LED-Retrofit), Einzelbatteriesysteme, LPS, Gleichrichter sowie Brandschutz-Services.
ASE steht für Technik, Know-how und Service aus einer Hand: Begehungs- und Lichtmessprotokolle, Thermografie, Batterietests und Altbatterie-Entsorgung mit Nachweis sind etablierte Bestandteile des Service. Durch kontinuierliche Weiterbildung und aktive Mitarbeit in Fachgremien gewährleistet ASE höchste Qualität und Betriebssicherheit über den Anlagenlebenszyklus.
Zur Branche der Notstrom- und Brandschutztechnik:
Die Branche bewegt sich in einem hohen sicherheitstechnischen und normativen Umfeld. Betreiber müssen Anlagen regelmäßig prüfen, dokumentieren und ihre Betriebssicherheit nachweisen – etwa gemäß DIN EN 1838 (Sicherheitsbeleuchtung), DIN EN 50171/50172 (zentrale Stromversorgungssysteme) oder den Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS 1203).
In der Praxis treffen unterschiedliche Systeme und Hersteller auf komplexe Prüfintervalle, umfangreiche Dokumentationspflichten und steigende Haftungsanforderungen.
Digitale Servicelösungen wie ADASMA schaffen hier entsprechende Transparenz und Verlässlichkeit.
Die Herausforderung
Zerstreute Daten und manuelle Prozesse
Vor der Einführung von ADASMA arbeitete ASE mit einer Kombination aus Online-Cloudspeicher, Excel-Tabellen und PDF-Vorlagen, die von den Servicetechnikern am Laptop ausgefüllt und anschließend per E-Mail an den Innendienst übermittelt wurden.
Die Dokumente wurden zusätzlich im Cloud-Speicher manuell abgelegt und gepflegt, was nicht nur viel Zeit kostete, sondern auch zu Formatierungsproblemen und fehlender Nachvollziehbarkeit führte.
Eine strukturierte Anlagenhistorie existierte nur rudimentär, sodass Informationen zu Wartungsständen oder Gewährleistungsfällen mühsam zusammengesucht werden mussten. Dadurch entstanden vermeidbare Rückfragen zwischen Innen- und Außendienst und ein hoher administrativer Aufwand.
Fehlende Übersicht in Planung und Wartung
Auch die Einsatzplanung gestaltete sich aufwendig. Termine wurden über Outlook-Kalender eingetragen, ohne zentrale Übersicht oder automatische Erinnerung an fällige Wartungen.
Nach Inbetriebnahmen fehlten systemgestützte Hinweise auf anstehende Folgearbeiten, sodass Wartungen häufig erst auf Nachfrage des Kunden angestoßen wurden.
Mit zunehmender Zahl betreuter Anlagen stieß dieses System an seine Grenzen – ASE wollte eine Lösung, die Planung, Kommunikation und Dokumentation in einem durchgängigen Prozess vereint.
Zudem sollte die neue Software mit dem bestehenden ERP-System kommunizieren, um doppelte Datenerfassungen zu vermeiden und Belegdaten künftig automatisch abgleichen zu können.
"Unsere gesamte Anlagenverwaltung lag unübersichtlich in der Cloud – alles funktionierte grundsätzlich, aber nichts war zentral steuerbar."
Andre Schwerdtfeger
Die Lösung
Zentrale Serviceplattform für alle Beteiligten
Mit der Einführung von ADASMA hat ASE die gesamte Serviceorganisation auf eine digitale Basis gestellt.
Die neue Plattform ersetzt die bisher verteilten Tools und bietet sowohl dem Innendienst als auch den Servicetechnikern eine einheitliche Arbeitsumgebung.
Alle Anlagen werden nun als eigene Objekte mit Fotos, Dokumenten und vollständiger Historie gepflegt, sodass Informationen jederzeit schnell verfügbar sind. Über die integrierte Wartungsterminüberwachung werden anstehende Einsätze automatisch erkannt, wodurch keine Fristen mehr übersehen werden.
Digitale Einsatzdokumentation
Auch die mobile Einsatzdokumentation hat den Alltag der Techniker deutlich vereinfacht.
Serviceberichte, Checklisten und Fotos werden direkt vor Ort digital erfasst und in Echtzeit an die Zentrale übermittelt.
Das sorgt nicht nur für eine transparente Nachvollziehbarkeit, sondern beschleunigt auch die Abrechnung erheblich – Leistungen können nun meist innerhalb weniger Tage fakturiert werden.
„Heute steuern wir Wartung, Einsatzplanung und Dokumentation in einem System – das spart Zeit und Nerven."
Andre Schwerdtfeger
Effizientere Abläufe und einheitliche Standards
Durch die Routenplanung und Optimierung lassen sich Touren effizienter gestalten, und standardisierte Prüflisten gewährleisten eine gleichbleibend hohe Servicequalität.
Die Zusammenführung zuvor getrennter Tools in einer Plattform hat die tägliche Arbeit deutlich vereinfacht – sowohl für den Innendienst als auch für die Servicetechniker.
Insgesamt hat ADASMA bei ASE zu einer deutlichen Entlastung von Routinearbeiten geführt und die Grundlage geschaffen, Wartung und Service langfristig digital und strukturiert weiterzuentwickeln.
Nahtlose Integration mit dem ERP-System
Ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg war die Anbindung an das vorhandene ERP-System. Über die Schnittstelle werden Kunden- und Artikelstammdaten sowie Auftragsdaten direkt ausgetauscht, sodass doppelte Erfassungen entfallen.
Diese Integration sorgt für durchgängige Prozesse – von der Einsatzplanung über die Rückmeldung bis zur Faktura – und stellt sicher, dass der gesamte Servicefluss medienbruchfrei bleibt.
Damit ist ASE optimal aufgestellt, um alle Serviceleistungen zentral und effizient zu steuern.
Zusammenarbeit & Ausblick
Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Die Einführung von ADASMA erfolgte in enger Abstimmung zwischen ASE und H&S Software Solutions.
Von Beginn an lag der Fokus auf einer praxisnahen Umsetzung: Prozesse wurden individuell angepasst, Prüflisten und Dokumentstrukturen gezielt auf die Anforderungen der Notstrom- und Brandschutztechnik zugeschnitten.
Das Ergebnis ist eine stabile Lösung, die exakt auf den Alltag von ASE zugeschnitten und bis heute kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Zukunftsorientierte Weiterentwicklung
Nach der erfolgreichen Digitalisierung des Servicebereichs plant ASE nun die Ausweitung auf weitere Prozesse. Künftig soll ADASMA auch den Vertrieb unterstützen – etwa bei der Pflege von Kundenkontakten und der Erstellung von Begehungsprotokollen.
Darüber hinaus ist geplant, das Ticketsystem stärker für Reklamationen und Störungsmeldungen einzusetzen, um den gesamten Servicekreislauf digital abzubilden. Damit bleibt ADASMA für ASE die zentrale Plattform, um alle Serviceaktivitäten effizient und transparent zu steuern.
„Das System wächst mit uns – der nächste Schritt ist die Einbindung von Vertrieb und Reklamationsmanagement."
Andre Schwerdtfeger
Fazit
Mit ADASMA hat die ASE GmbH den Sprung von isolierten Office-Lösungen zu einer durchgängigen, digitalen Serviceplattform geschafft. Das Ergebnis: kürzere Wege, weniger manuelle Arbeit und jederzeit klare Übersicht über Anlagen, Wartungen und Dokumentationen.