Wenn Kundenanfragen im Postfach hängen bleiben, fehlt dem Team der Überblick
Viele Abläufe wirken auf den ersten Blick eingespielt – werden aber schnell unübersichtlich, sobald mehrere Personen, Rückfragen, Prioritäten oder Anhänge beteiligt sind.
Verteiltes Postfach
- Manuelles Weiterleiten
- E-Mails werden kopiert, weitergeleitet oder aus einzelnen Postfächern heraus verteilt.
- Verstreute Informationen
- Anhänge, Notizen und relevante Details liegen an verschiedenen Stellen im System.
- Unklare Prioritäten
- Wichtige Anfragen sind nicht für alle sichtbar und werden im Tagesgeschäft leicht übersehen.
- Lange Mailverläufe
- Kundenantworten verschwinden in Threads, die später nur mühsam nachvollziehbar sind.
- Abstimmung über Umwege
- Interne Rückfragen laufen zusätzlich über Telefon, Chat oder separate E-Mails.
- Unklare Verantwortlichkeiten
- und fehlende Transparenz - bei Abwesenheit der Mitarbeiter
Für Unternehmen, die Serviceanfragen strukturiert bearbeiten müssen
Das ADASMA Ticketsystem unterstützt Teams dabei, Kundenanfragen zentral zu erfassen, intern abzustimmen und lückenlos nachvollziehbar zu bearbeiten.
Eingehende Nachrichten werden automatisch als Ticket in ADASMA angelegt – inklusive Betreff, Inhalt und Anhängen.
Kommentare, Notizen und Zuständigkeiten bleiben direkt am Vorgang statt in separaten E-Mail-Ketten.
Status, Prioritäten und Verantwortlichkeiten machen sichtbar, welche Anfrage gerade wo steht.
Copy & Paste, E-Mail-Weiterleitungen und doppelte Dokumentation werden deutlich reduziert.
Vom Posteingang zum strukturierten Ticket
E-Mail geht ein
Kundenanfragen, Reklamationen oder Rückmeldungen treffen wie gewohnt per E-Mail ein.
ADASMA erstellt automatisch ein Ticket
Die E-Mail wird inklusive Betreff, Nachrichtentext und Anhängen als neues Ticket in ADASMA angelegt.
Zuordnung zum passenden Kunden
Das Ticket wird automatisch dem passenden Kunden zugeordnet. So entfällt manuelle Suche und Übertragung.
Bearbeitung im Ticketboard
Ihr Team sieht alle offenen Vorgänge im Ticketboard, kann Prioritäten setzen, Zuständigkeiten vergeben und den Status per Drag & Drop ändern.
Antwort direkt aus ADASMA
Antworten an Kunden werden direkt aus dem Ticket heraus versendet. Jede Rückmeldung landet automatisch wieder im Verlauf.
Die wichtigsten Funktionen des Ticketboards
Das Ticketboard bündelt eingehende Kundenanfragen, Prioritäten, Bearbeitungsstände, Kommentare und E-Mail-Verläufe in einer übersichtlichen Oberfläche.
E-Mails werden zu Tickets, Verantwortlichkeiten werden sichtbar und Antworten bleiben nachvollziehbar im Verlauf dokumentiert.
E-Mail-zu-Ticket-Funktion
- Automatische Ticketerstellung aus eingehenden E-Mails
- Übernahme von Betreff, Nachricht und Anhängen
- Automatische Zuordnung zum passenden Kunden
- Weniger manuelle Übertragung und weniger Fehlerquellen
Ticketboard mit Status und Prioritäten
- Übersichtliche Darstellung offener Tickets
- Statusansicht für jeden Bearbeitungsschritt
- Priorisierung wichtiger Anfragen
- Drag & Drop für einfache Bearbeitung im Alltag
Kommentar- und Mailverlauf
- Antworten direkt aus dem Ticket heraus versenden
- Kundenantworten automatisch im Ticketverlauf speichern
- Interne Notizen und Kommentare am Vorgang dokumentieren
- Vollständige Nachverfolgbarkeit jeder Antwort und Änderung
Mehr Kontrolle im Innendienst und professionellere Kommunikation für Ihre Kunden
Weniger Suchaufwand, weniger doppelte Arbeit, mehr Kontrolle
Für den Innendienst bedeutet das ADASMA Ticketsystem vor allem Entlastung im Tagesgeschäft. Anfragen müssen nicht mehr aus Postfächern herauskopiert, manuell weitergeleitet oder später mühsam rekonstruiert werden. Das Team arbeitet an einem gemeinsamen Vorgang – mit klarer Historie, sichtbarem Status und nachvollziehbarer Kommunikation.
- Zeitersparnis durch weniger E-Mail-Transfer und Copy & Paste
- Klar strukturierte Kundenkommunikation
- Bessere Übersicht über offene und erledigte Anfragen
- Nachvollziehbare Bearbeitung auch bei Rückfragen oder Vertretungen
- Ein zentraler Ort für externe Kommunikation und interne Abstimmung
Professioneller antworten und Vertrauen
schaffen
Auch Ihre Kunden profitieren von klareren Abläufen. Anfragen werden schneller gefunden, Zuständigkeiten sind intern transparenter und Antworten wirken verbindlicher, weil alle Informationen vollständig vorliegen.
- Schnellere und professionellere Antworten
- Weniger doppelte Rückfragen
- Nachvollziehbare Abläufe bei Reklamationen und Servicefällen
- Mehr Vertrauen durch transparente und strukturierte Kommunikation
Das Ticketsystem als zentrale Kommunikationsdrehscheibe im Serviceprozess
Kundenanfragen, Rückfragen, Prioritäten und offene Arbeiten bleiben nicht isoliert, sondern verbinden sich mit Anlagenverwaltung, Dashboard, Einsatzplanung, Kundenportal, App, ERP und KI.
Anlagenverwaltung
Tickets, Rückfragen und Folgearbeiten können direkt mit Anlagen und Objekten verknüpft werden.
Zur FunktionDashboard
Offene Tickets, Bearbeitungsstände und Servicevorgänge werden auswertbar.
Zur FunktionEinsatzplanung
Aus Tickets, Rückfragen oder offenen Arbeiten können planbare Einsätze entstehen.
Zur FunktionKundenportal
Kunden können Informationen einsehen, Rückfragen stellen oder Vorgänge nachvollziehen.
Zur FunktionServicetechniker-App
Offene Arbeiten, Hinweise und Vorgänge können bis zum Einsatz vor Ort weitergeführt werden.
Zur FunktionERP-Schnittstellen
Kunden-, Auftrags- und Rückmeldedaten können mit bestehenden Systemen verbunden werden.
Zur FunktionKI-Funktionen
Strukturierte Ticket- und Serviceinformationen bilden die Grundlage für intelligente Unterstützung.
Zur FunktionDirekt in ADASMA integriert – ohne zusätzliches Inselsystem
Ihre Fragen, unsere Antworten
Häufig gestellte Fragen zum ADASMA Ticketsystem, zur E-Mail-zu-Ticket-Funktion, zum Ticketboard, zur direkten Antwort aus ADASMA und zur lückenlosen Nachverfolgung.
Wie werden E-Mails zu Tickets?
Dank der integrierten E-Mail-zu-Ticket-Funktion werden eingehende Kundenmails automatisch in ein neues Ticket umgewandelt. Betreffzeilen, Nachrichteninhalt und Anhänge werden direkt übernommen, und das Ticket wird dem passenden Kundenkonto zugeordnet. So entfällt mühsames Kopieren aus dem Posteingang – und alle Informationen sind von Anfang an zentral im System erfasst.
Kann ich direkt antworten?
Ja, Sie können Ihre Antwort direkt aus dem Ticket heraus versenden, ganz ohne Wechsel zurück ins E-Mail-Programm. Jede Kundenreaktion landet wiederum automatisch im Kommentarverlauf des Tickets. So bleibt der komplette Schriftverkehr übersichtlich gebündelt an einem Ort und Ihr Team spart wertvolle Zeit.
Sehe ich den gesamten Verlauf?
Absolut. Im Ticketsystem wird jede Anfrage, jede Antwort und jede interne Notiz lückenlos dokumentiert. Änderungen an Status, Priorität oder Zuständigkeit sind jederzeit nachvollziehbar. Dadurch entsteht ein vollständiger, transparenter Verlauf, auf den Sie und Ihr Team auch nach Wochen oder Monaten noch verlässlich zurückgreifen können.
Wie behalte ich den Überblick?
Mit dem Ticketboard in ADASMA haben Sie jederzeit die volle Kontrolle über alle offenen Anfragen. Jede Anfrage erscheint als übersichtliche Karte, die Sie per Drag & Drop ganz einfach in die passende Spalte ziehen können – vom Eingang bis zur Erledigung. Zusätzlich helfen Ihnen Statusanzeigen, Prioritäten und klare Zuständigkeiten, damit kein Ticket verloren geht und Ihr Team immer genau weiß, was als Nächstes ansteht.
Können interne Kommentare ergänzt werden?
Ja. Ihr Team kann interne Notizen und Kommentare direkt am Ticket erfassen. So bleibt die Abstimmung zum Vorgang dort, wo sie hingehört.
Ist das Ticketsystem ein separates Tool?
Nein. Das Ticketsystem ist direkt in ADASMA integriert und unterstützt die Kundenkommunikation innerhalb Ihrer Service- und Wartungsprozesse.
Erleben Sie, wie ADASMA Kundenanfragen zentral und nachvollziehbar steuerbar macht.
Im unverbindlichen Termin zeigen wir Ihnen, wie eingehende E-Mails automatisch zu Tickets werden, wie Ihr Team offene Vorgänge im Ticketboard bearbeitet und wie Antworten direkt aus ADASMA heraus lückenlos dokumentiert werden.