Zur EMB Baumaschinen Handelsgesellschaft mbH:
Die EMB Baumaschinen Handelsgesellschaft mbH (EMB) mit Sitz in Neukirchen vorm Wald ist ein familiengeführtes Unternehmen, das auf den Vertrieb von Baumaschinen spezialisiert ist. Als süddeutscher Exklusivpartner von KOBELCO – einer weltweit bekannten und anerkannten Marke für Hydraulikbagger – vereinen beide Unternehmen die Kompetenz eines Familienunternehmens mit höchster japanischer Qualität. So begleitet das mittelständische Unternehmen der Familie Ellinger seit vier Jahrzehnten Kund:innen bei der Projektumsetzung in den Bereichen Abbruch, Bohrtechnik, Forst, Fläche & Tiefe sowie Fahrzeugrecycling.
Zur Baumaschinenbranche:
Die Baumaschinenbranche ist geprägt von einer enormen Vielfalt an komplexen Maschinen, die auf Baustellen unterschiedlichster Größenordnungen im Einsatz sind. Jede Maschine stellt spezifische Anforderungen an Wartung, Instandhaltung und Einsatzplanung. Besonders die Koordination der Serviceeinsätze und die schnelle Verfügbarkeit von Ersatzteilen sind kritische Faktoren, um Stillstandzeiten zu minimieren. Dabei steigt der Druck auf die Unternehmen stetig, Prozesse zu digitalisieren, um sowohl die Effizienz auf der Baustelle als auch die Kundenbindung nachhaltig zu verbessern.
Die Herausforderung
Anforderungen an ADASMA
Die größte Herausforderung sah Herr Mautner, Projektleiter EMB, darin, eine Lösung zu finden, die nicht nur alle benötigten Funktionen abdeckt, sondern sich auch nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Besonders die Verbindung verschiedener Systeme stellte eine komplexe Hürde dar, da unterschiedliche Softwarelösungen reibungslos miteinander kommunizieren müssen, um einen effizienten Workflow zu gewährleisten. Bisher mussten die Mitarbeiter sämtliche Belege per Hand in die Sage 100 übertragen. Dies war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Immer wieder kam es vor, dass wichtige Zettel verloren gingen oder Eingabefehler entstanden. Das führte nicht nur zu unnötigen Verzögerungen, sondern erschwerte auch die korrekte Abrechnung und Nachverfolgung der erbrachten Leistungen
Akzeptanz der Mitarbeitenden
Eine weitere Herausforderung bei der Einführung der Field Service Management Software ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Der Wechsel von einer analogen, oft papierbasierten Arbeitsweise hin zu einer vollständig digitalen Lösung stellt für das Team des Kunden eine große Veränderung dar. Solche Umstellungen sind erfahrungsgemäß nicht immer einfach zu handhaben, da sie neue Arbeitsabläufe erfordern und eine gewisse Umgewöhnung mit sich bringen. Durch gezielte Schulungen und praxisnahe Workshops muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter frühzeitig mit der Software vertraut gemacht werden und deren Vorteile direkt im Arbeitsalltag erkennen können. Nur so gelingt es, anfängliche Bedenken abzubauen und eine hohe Akzeptanz für die neue Lösung zu schaffen.
"Sowohl unsere Techniker in der Werkstatt als auch der gesamte Außendienst nutzen ADASMA zur digitalen Dokumentation. Mit Schnittstellen zu unserem ERP-System "Sage100" und dem KOBELCO Telematik-System hat sich ADASMA nahtlos in unsere Systemlandschaft integriert."
Andreas Mautner
Projektleiter EMB
Die Lösung
Prozesse digitalisieren
Mit der Lösung von H&S optimierte EMB zunächst den gesamten Innendienst. Der Fokus lag dabei auf der Planung und Koordination der Techniker in Werkstatt und Lackiererei sowie der Digitalisierung von Checklisten und Formularen. Zudem sollte eine digitale Foto-Dokumentation für den Innen- und Außendienst eingeführt werden. „Der ausschlaggebende Punkt für die Projektrealisierung war der erste Webcast, in dem uns dargestellt wurde, welche Möglichkeiten wir mit der Software haben“, so Herr Mautner. Ein Jahr später arbeitete sowohl der Innen- als auch der Außendienst mit ADASMA und wickelt seit dieser Zeit das gesamte Berichtswesen digital ab.
Nahtlose Systemintegration
Über die digitale Abwicklung werden nun die Berichte automatisch synchronisiert und dank der Schnittstelle in die Sage 100 übertragen. EMB hat mit der Einführung den vorher hohen zeitlichen Aufwand und die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert. „Ein weiterer schöner Nebeneffekt der Synchronisation ist die bessere Pflege der Stammdaten“, berichtet Herr Mautner. Der Vertrieb kann so direkt beim Kunden Stammdatenänderungen vornehmen. Auch Mengenbuchungen laufen mittlerweile dank des integrierten QR-Code-Scanners im Lager digital ab. „Unsere Mitarbeitenden sehen ADASMA als echten Benefit“, freut sich Herr Mautner.
Ausweitung auf den Vertrieb
Darüber hinaus wurde ADASMA nach der erfolgreichen Einführung in der Werkstatt und im technischen Außendienst auch im Vertrieb etabliert. Ziel war es, die zentrale Pflege und Verfügbarkeit von Ansprechpartnerdaten zu gewährleisten und den Außendienst bei der Erfassung und Verwaltung von Besuchs- sowie Kommunikationsberichten zu unterstützen. Diese Berichte dienen nicht nur der Nachverfolgung von Kundenkontakten, sondern werden auch im Innendienst genutzt, um Stammdaten aktuell zu halten und neue Informationen zu Kunden, Interessenten und Ansprechpartnern gezielt zu ergänzen. Zusätzlich profitiert der Vertrieb von der integrierten Kartenfunktion, die zur täglichen Routenplanung auf Basis einer A/B/C-Klassifizierung der Kundengruppen eingesetzt wird.
Zusammenarbeit & Ausblick
Partnerschaftlicher Umgang
Durch die langjährige Zusammenarbeit zwischen EMB und H&S ist eine vertrauensvolle Partnerschaft entstanden, die von Fairness und Professionalität geprägt ist. „Vor allem durch die kontinuierliche Betreuung durch H&S fühlen wir uns gut aufgehoben, insbesondere in den Bereichen Consulting und Support.“ Herr Mautner schätzt an H&S besonders den offenen Dialog, die kurzen Reaktionszeiten sowie das hohe Know-how im Bereich Field Service Management. H&S arbeitet stetig an der Weiterentwicklung von ADASMA und ist offen für Kundenanregungen. So konnten bereits zahlreiche praxisnahe Lösungen auch nach dem Go-Live von ADASMA gemeinsam umgesetzt werden.
Positiv gestimmt in die Zukunft
Herr Mautner blickt positiv in die Zukunft und sieht noch viel Optimierungspotenzial. „Am Beispiel von ADASMA haben wir gesehen, dass aufkommende Anforderungen im Mittelstand oft schneller umgesetzt werden können als man denkt.“ So konnten einige interne Prozesse, die zuvor noch in Papierform gelaufen sind, digitalisiert werden. Als Nächstes plant EMB die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems sowie eines Baumaschinen-Vermietungssystems.
„Ich sehe die Flexibilität von ADASMA fast unbegrenzt. Dies habe ich vor allem bei der Anbindung und Synchronisation der vorhandenen Maschinen-Datenbank in ADASMA erleben dürfen."
Andreas Mautner
Projektleiter EMB
Fazit
Die Einführung von ADASMA bei der EMB Baumaschinen Handelsgesellschaft mbH hat die internen Abläufe nachhaltig optimiert und durch die Integration in das ERP-System „Sage 100“ für mehr Transparenz gesorgt. Die benutzerfreundliche Software reduzierte manuelle Arbeiten und minimierte Fehlerquellen, während gezielte Schulungen die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden stärkten. Neben dem technischen Außendienst und der Werkstatt profitiert mittlerweile auch der Vertrieb von ADASMA, sodass EMB ihre Servicequalität deutlich steigern und die Prozesse zukunftssicher digitalisieren konnte.