Häufige Fragen zu ADASMA, Field Service Management und digitalem Service

Ob Wartung, Inbetriebnahme oder Kundendienst – ADASMA eignet sich für alle Unternehmen, die im Bereich Wartung, Service oder technischer Kundendienst aktiv sind. Dies ist möglich, weil während der Entwicklung von ADASMA ein hoher Wert auf maximale Konfiguration durch die Anwender gelegt wurde. Durch zahlreiche Einstellungs- und Anpassungsmöglichkeiten lässt sich ADASMA sehr stark auf die Anforderungen von Unternehmen in den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen zuschneiden.

Die Konfiguration erfolgt zudem nicht nur einmalig vor der Softwareeinführung, sondern kann von Ihnen als ADASMA-Administrator auch während des laufenden Betriebs durchgehend angepasst werden.

Im Vergleich zu vielen anderen Softwareanbietern gibt es bei ADASMA keine Mindestzahl an Benutzern. ADASMA wird von Unternehmen mit 2 bis über 100 Servicetechnikern eingesetzt, und eignet sich damit für Unternehmen jeglicher Größe. Durch ein attraktives Preismodell rentiert sich der Einsatz auch schon für kleinere Serviceunternehmen.

Ja. Die ADASMA Mobile-App ist voll offline-fähig, indem die Daten automatisch auf dem Mobilgerät gespeichert werden. So ist die gesamt mobile Auftragsbearbeitung (Foto-Erfassung, Ausfüllen von Protokollen, digitale Unterschriften etc.) auch ohne eine aktive Internetverbindung möglich.

Das Hochladen der Einsatzdaten erfolgt nach Abschluss automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung erkannt wird.

ADASMA ist eine Field-Service-Management-Software für technische Serviceunternehmen. Sie verbindet Anlagenverwaltung, Einsatzplanung, mobile Auftragsbearbeitung, Serviceberichte, Tickets, Kundenportal und ERP-Schnittstellen in einem durchgängigen Serviceprozess.

Nein. ADASMA ersetzt in der Regel nicht das ERP-System, sondern ergänzt es im technischen Serviceprozess. Während das ERP häufig kaufmännische Prozesse wie Kunden, Artikel, Aufträge und Rechnungen abbildet, übernimmt ADASMA die operative Serviceabwicklung: Einsatzplanung, Anlagenbezug, mobile Dokumentation, Rückmeldungen, Protokolle und Servicehistorie.

ADASMA ist auf technische Serviceprozesse mit Anlagen, Objekten, Historien, Wartungslogik, mobilen Protokollen und Schnittstellen ausgelegt. Der Fokus liegt nicht nur auf Terminen, sondern auf einem vollständigen Serviceprozess von der Planung bis zur digitalen Rückmeldung.

ADASMA kann entweder auf kundeneigenen Servern (on-premise) oder auch als Hosted-Lösung auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum angeboten werden. In jedem Fall übernehmen wir selbstverständlich - in Abstimmung mit Ihrer IT-Abteilung - die Einrichtung und Konfiguration von ADASMA für Sie.

Aufgrund der modernen Softwarearchitektur kann ADASMA an verschiedene Softwarelösungen angebunden werden. Mittlerweile wurden zahlreiche ERP-Systeme unkompliziert und schnell an ADASMA angebunden. Dabei kann der Umfang von einem rein lesenden Zugriff (Abruf von Kunden- und Artikelstammdaten) bis hin zu einem schreibenden Zugriff aufs ERP-System (Übergabe von Auftragsdaten) variieren.

Zusätzlich existiert eine vollintegrierte Standard-Schnittstelle zur Sage100. Aber auch andere ERP-Systeme wurden bereits mehrfach an ADASMA angebunden – kontaktieren Sie uns, ob auch Ihr ERP-System angebunden werden kann.

ADASMA ist in mehreren Bereichen gegen den unbefugten Zugriff Dritter gesichert. Zum Beispiel sind Stamm- und Bewegungsdaten erst nach erfolgreicher Authentifizierung vom ADASMA Server abrufbar. Starke Passwortrichtlinien verhindern hier die Verwendung unsicherer Passwörter.

Sämtlicher Datenaustausch zwischen dem ADASMA Server und den Desktop- und Mobile-Clients wird dabei auf Transportebene durch SSL/TLS Zertifikate verschlüsselt. Weiterhin schützen automatisierte Backups der Datenbank und des Dateisystems auf verschiedene Backup-Ziele (Hardware) vor Datenverlust.

ADASMA wurde von Beginn an mit state-of-the-art Technologien entwickelt. Dies garantiert u. a. eine Offline-Fähigkeit der Mobile-App, flexible und einfache Anbindungsmöglichkeit an andere Softwarelösungen sowie eine moderne und intuitive Benutzeroberfläche (UI).

Ein eigenes Entwickler-Team (keine Fremdentwicklung bzw. Outsourcing) arbeitet täglich an der Weiterentwicklung von ADASMA, setzt neue Features und Verbesserungen - basierend auf den Wünschen und Anregungen unserer Kunden - um. Die ADASMA-Updates werden in der Regel quartalsweise veröffentlicht.

Typisch sind Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Artikel- und Ersatzteildaten, Auftragsinformationen, Anlagenbezüge, Servicearten, Rückmeldungen, Arbeitszeiten, Materialverbräuche oder abrechnungsrelevante Informationen. Welche Daten sinnvoll sind, hängt vom bestehenden ERP-Prozess ab.

Ja. ADASMA kann auch ohne direkte ERP-Anbindung eingesetzt werden. Eine Schnittstelle wird besonders dann interessant, wenn doppelte Datenerfassung vermieden oder Service-Rückmeldungen automatisiert in kaufmännische Prozesse übergeben werden sollen.

Im Rahmen der Softwareeinführung legen wir höchsten Wert auf eine schnelle, zuverlässige und direkte Betreuung. Als Kunde erhalten Sie einen persönlichen Projektbetreuer, der Sie – je nach Bedarf – von der Anforderungsanalyse, über mögliche Softwareanpassungen bis hin zur Mitarbeiter-Schulung und Go-Live-Betreuung durchgehend begleitet.

Weiterhin stehen die Projektbetreuer im regelmäßigen Austausch mit der Entwicklungs-Abteilung, sodass gewünschte Anpassungen und Konfigurationen in ADASMA kurzfristig umgesetzt werden können.

Neben einer funktionellen und intuitiven Software ist es unser Hauptanspruch, Ihnen den bestmöglichen Software-Support zu bieten. Dazu erhalten Sie nach der Einführung von ADASMA einen persönlichen Ansprechpartner, der Ihnen bei allen Fragen zur Seite steht. Sollte es in Ausnahmefällen zu Fehlern / Bugs in der Anwendung kommen, sichern wir Ihnen zudem schnellste Reaktionszeiten vertraglich zu, damit ihr System in Kürze wieder einsatzbereit ist.

Bei uns finden Sie ausdrücklich keine schwerfällige und allgemeine Support-Hotline, sondern erhalten eine Direktbetreuung unserer Inhouse-ADASMA-Spezialisten.

Die Einführung beginnt typischerweise mit einer Analyse Ihrer bestehenden Serviceprozesse. Anschließend werden Stammdaten, Rollen, Formulare, mobile Abläufe, Schnittstellen und gewünschte Auswertungen abgestimmt. Danach folgen Konfiguration, Schulung, Testphase und Go-live-Begleitung.

Sinnvoll sind strukturierte Informationen zu Kunden, Anlagen, Objekten, Ansprechpartnern, Artikeln, Ersatzteilen, Wartungsverträgen, Servicearten, bestehenden Formularen, Protokollen und wiederkehrenden Einsatzarten. Je klarer diese Grundlagen vorliegen, desto schneller kann ADASMA passend eingerichtet werden.

Ja. Bestehende Serviceberichte, Wartungsprotokolle, Checklisten oder Prüfvorlagen können als Grundlage für digitale Formulare in ADASMA dienen. Dabei wird geprüft, welche Inhalte weiterhin benötigt werden und welche Schritte durch digitale Logik vereinfacht werden können. Inhaltlich passt das besonders zur Anlagenverwaltung und zur Servicetechniker-App.

Ja. Eine Einführung kann mit ausgewählten Teams, Anlagenarten, Standorten oder Serviceprozessen starten. Ein Pilot hilft dabei, Abläufe zu prüfen, Rückmeldungen aus dem Alltag aufzunehmen und die Konfiguration vor dem breiteren Rollout zu verfeinern.

Die Anlagenverwaltung ist die zentrale Datenbasis für den technischen Service. Dort werden Stammdaten, Komponenten, Dokumente, Einsatzhistorien, Wartungsinformationen und relevante technische Informationen strukturiert zusammengeführt.

Ja. ADASMA kann wiederkehrende Wartungen, Intervalle, Wartungspläne und vertraglich definierte Serviceleistungen strukturiert abbilden. Dadurch behalten Einsatzplanung und Innendienst fällige Arbeiten besser im Blick.

Ja. Servicetechniker können Einsatzdaten, Arbeitszeiten, Materialien, Fotos, Checklisten, Prüfwerte und Unterschriften digital in der Servicetechniker-App erfassen. Die Daten stehen anschließend schneller für Innendienst, Dokumentation und Abrechnung zur Verfügung.

Ja. Über passende Prozesse und das Kundenportal können Berichte, Dokumente, Statusinformationen oder relevante Einsatzdaten für Kunden bereitgestellt werden. Das reduziert Rückfragen und erhöht die Transparenz im Serviceprozess.

Sinnvoll sind zum Beispiel Auswertungen zu offenen Einsätzen, Einsatzstatus, Wartungsfälligkeiten, Bearbeitungszeiten, Rückfragen, Techniker-Auslastung, Anlagenhistorien und wiederkehrenden Störungen. Solche Servicekennzahlen passen besonders zum ADASMA Dashboard.

Entscheidend sind einfache mobile Abläufe, klare Masken, wenig unnötige Pflichtfelder, gute Schulung und ein sichtbarer Nutzen im Arbeitsalltag. Wenn Techniker weniger Papier, weniger Rückfragen und bessere Einsatzinformationen über die Servicetechniker-App haben, steigt die Akzeptanz deutlich.

Wichtig sind insbesondere Auftragsverarbeitung, Hosting-Standort, technische und organisatorische Maßnahmen, Rollen- und Rechtekonzept, Backup-Strategie, Lösch- und Archivierungsprozesse sowie die Frage, welche personenbezogenen Daten im Serviceprozess verarbeitet werden.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag ist eine entsprechende Vereinbarung erforderlich. Die konkreten Unterlagen und Verantwortlichkeiten werden im Rahmen der Einführung mit den zuständigen Ansprechpartnern abgestimmt.

Ja. Rollen und Berechtigungen sollten so eingerichtet werden, dass Mitarbeiter nur die Informationen und Funktionen sehen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Das unterstützt Übersichtlichkeit, Prozesssicherheit und Datenschutz.

Bestehende Daten können geprüft, bereinigt, strukturiert und bei Bedarf übernommen werden. Vor einer Migration sollte festgelegt werden, welche historischen Informationen wirklich benötigt werden und welche Daten besser archiviert oder neu aufgebaut werden.

Die Kosten hängen vom gewünschten Funktionsumfang, der Anzahl der Nutzer, den benötigten Schnittstellen, der Datenübernahme, individuellen Konfigurationen und dem gewünschten Einführungsumfang ab. Deshalb ist ein Erstgespräch sinnvoll, um Anforderungen und Rahmenbedingungen sauber einzuordnen.