Ziele einer effizienten Einsatzplanung

Im Rahmen der Einsatzplanung geht es nicht allein darum, den richtigen Servicetechniker für den Auftrag auszuwählen. Erfahren Sie in der nachfolgenden Übersicht, welche Ziele Ihr Unternehmen innerhalb der Einsatzplanung verfolgen sollte:

1) Servicetechniker optimal auslasten

Die Optimierung der Auslastung Ihrer Außendienst-Techniker sollte das oberste Ziel einer guten Disposition sein. Dabei gilt es die Einsätze derart zu planen, dass für den jeweiligen Techniker die vorgegebene Soll-Zeit ohne signifikante Über- oder Unterschreitungen erreicht wird (z. B. 40 Stunden pro Woche).

2) Fahrtwege verringern

Neben der reinen Auslastung wird im Rahmen der Routen- und Fahrtwegoptimierung versucht, das Verhältnis zwischen Arbeits- und Fahrtzeit zugunsten der Arbeitszeit zu verbessern. Durch eine vorausschauende Routenplanung sollten dazu mehrere Einsätze intelligent miteinander verbunden werden. Auch bei der kurzfristigen Planung von Störfall-Einsätzen sollte trotz aller Hektik auf den nächstgelegenen, verfügbaren Servicetechniker zugegriffen werden.

3) Geeigneten Techniker hinsichtlich der Qualifikationen auswählen

Ob ein Servicetechniker für einen Einsatz infrage kommt oder nicht, muss die Einsatzplanung mithilfe eines Qualifikations-Abgleichs entscheiden. Hierzu gilt es vorab zu prüfen, welche Qualifikationen für den Einsatz zwingend benötigt werden und welcher Techniker diese entsprechend erfüllt.

4) Administrativen Aufwand in der Disposition minimieren

Der administrative Aufwand bei der Disposition sollte sich neben der Optimierung der oberen Ziele weiterhin auf ein Minimum beschränken. Manuelle Dateneingaben sollten fast vollumfänglich von der Einsatzplan-Software abgenommen werden. Folglich kann der Disponent gleichzeitig deutlich mehr Servicetechniker auf einmal planen und die (Personal-) Kosten der Planung werden auf mehr Einsätze umgelegt.

5) Höchste Flexibilität gewährleisten

Auch weit im Voraus geplante Einsätze können durch plötzlich auftretende Störfälle revidiert werden. Die Einsatzplanung muss in diesem Fall flexibel und bestmöglich auf neuen Umstände reagieren. Dazu gehört eine effiziente Umplanung sowie die umgehende Kommunikation an den Servicetechniker inklusive der geänderten Einsatzdaten.

Ablauf und Vorteile der digitalen Einsatzplanung

Klassische Aufgaben der Einsatzplanung in der Übersicht:

  • Auftragsmanagement: Kundenanrufe entgegennehmen, anstehende Wartungen terminieren, Termine mit Kunden und Sub-Dienstleistern koordinieren und abstimmen
  • Grobplanung: Welche Aufträge müssen in welchem Zeitraum abgearbeitet werden? Reichen die bestehenden Kapazitäten für die Abwicklung der Aufträge oder müssen ggf. frühzeitig Sub-Dienstleister mit eingebunden werden? Ersatzteile definieren und Materialwirtschaft/Lager benachrichtigen.
  • Feinplanung: Planung des Einsatzes an einem konkreten Termin und Zuweisung eines oder mehrerer Servicetechniker(s).
  • Umplanung und Alternativ-Dispositionen: Berücksichtigung kurzfristige Anpassung, die während des Einsatzes auftreten können z. B. durch Kundenabsage, zusätzliche Defekte an der Anlage etc.
  • Einsatz-Nachbereitung: Prüfung zurückgemeldeter Daten wie Servicebericht und Einsatz-Zeiten, Freigabe zur Abrechnung und ggf. Einplanung von Folgeeinsätzen.

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Auftragsmanagement

Neben dem teils stressigen Tagesgeschäft sollten Einsatzplaner vergangene, gegenwärtige und zukünftige Aufträge stets im Blick haben. Warum? Aus vergangenen Einsätzen können ungeplant Folgeeinsätze entstehen, die beispielsweise die Planung in der aktuellen Woche betreffen und eine Umplanung verlangen. Ähnlich verhält es sich mit aktuellen Einsätzen, die z. B. unvorhersehbar länger dauern können.

Betrachtet man die zukünftigen Aufträge/Einsätze sind diese nur zu einem kleinen Teil aufgrund bestehender Wartungs- und Instandhaltungsverträge für einen groben Zeitraum planbar. Nachfolgend eine Übersicht der möglichen Szenarios zur Entstehung eines Einsatzes:

  • Anruf durch einen (Neu-) Kunden für eine Fehlerbehebung oder einzuplanende Wartung
  • Wartungserinnerung durch Ihre automatische Wartungsplanung für Kunden mit einem entsprechenden Wartungsvertrag
  • Folgeeinsätze aus vergangenen Aufträgen
  • Störfälle, die durch das angebundene Anlagen-Monitoring übermittelt wurden

Für alle angeführten Fälle müssen Aufträge und zugehörige Einsätze automatisch aus den Vorschlägen wie z. B. den Wartungserinnerungen „übernommen“ oder manuell angelegt werden. Über eine Anbindung an das ERP-System können die Auftragsdaten abgerufen werden, sodass sich der Aufwand zur Auftragserstellung in Einsatzplanungs-App auf ein Minimum reduziert.

Grobplanung

Zusätzlich zum reinen Anlegen eines Auftrags kommen weitere Aufgaben im Rahmen der Grobplanung eines Einsatzes hinzu. Dazu zählt z. B. die telefonische Abstimmung mit dem Kunden und die eventuelle Berücksichtigung von Terminwünschen des Kunden. Je nach Art des Einsatzes müssen auch Fremddienstleister (Fremdgewerke) mit in den Planungsprozess einbezogen und koordiniert werden. Schließlich gilt es den Aufgabenumfang (ggf. pro Serviceobjekt) zu definieren und dem Techniker bei Bedarf zur Einsatzabwicklung benötigt Bilder und/oder Dokumente zur Verfügung zu stellen.

Insbesondere im Rahmen von Wartungs- und Reparatureinsätzen muss häufig Material für die Einsatzdurchführung bereitgestellt werden. Wenn keine Arbeitsvorbereitung existiert, definiert meist der Planer die benötigten Ersatzteile. Dabei sollte er auf hinterlegte Ersatzteillisten und Informationen zu verbauten Komponenten zurückgreifen können. Nach erfolgter Definition der Ersatzteile ist es erforderlich die Materialwirtschaft bzw. das Lager über die bereitzustellenden Teile zu informieren – inklusive aller wichtigen Informationen wie die Bereitstellungsart (Versand, Mitnahme durch Techniker) und bei Bedarf die Lieferadresse. Durch das Anstoßen eines Workflow-Prozesses kann dies teilautomatisiert erfolgen.

Feinplanung

Sobald die Grobplanung abgeschlossen ist, geht es an die Feinplanung. Hier werden, sofern noch nicht in der Grobplanung festgelegt, die konkreten Termine und Techniker bestimmt. Auch die Routenplanung wird hier durchgeführt – meist für die nächste Arbeitswoche. Durch eine Teilautomatisierung werden u. a. die Planungsparameter „Fahrtweg, benötigte Qualifikationen und Auslastung“ berücksichtigt und darauf basierend Vorschläge für geeignete Servicetechniker ermöglicht. Durch einen Auftrags-Vorrat in der Plantafel werden die Einsätze schließlich einem oder mehreren Technikern intuitiv per Drag & Drop zugewiesen. Sobald der Einsatzstatus auf „Freigegeben“ gesetzt wird, erhält der Techniker eine entsprechende Benachrichtigung innerhalb seiner mobilen App. Dort sind alle relevanten Informationen zum Kunden, Einsatz und den betreffenden Serviceobjekten abgebildet. Das manuelle Zusammenstellen von Informationen wie Kontaktdaten des Kunden etc. entfällt damit vollständig für den Disponenten.

Umplanung und Alternativ-Disposition

Auch nach dem Einsatz an den Techniker freigegeben worden ist, kann es kurzfristig zu Änderungen kommen. Folgende Ursachen führen dazu, dass trotz digitaler Einsatzplanung höchste Flexibilität benötigt wird:

  • Einsatz kann nicht rechtzeitig fertiggestellt werden, Techniker benötigt länger, Folgeeinsätze in Gefahr, müssen umdisponiert werden
  • Kurzfristige Anpassung des Umfangs der Arbeiten vor Ort (Kunde bittet um Störungsbehebung an weiterer Anlage, die nicht geplant wurde, Maschine ist doch im schlechteren Zustand als gedacht etc.)
  • Kunde sagt kurzfristig den Termin ab, bittet um Verschiebung
  • Fremd-Dienstleister sagt ab (z. B. Kran-Beistellung) und der Einsatz kann deshalb nicht durchgeführt werden
  • Servicetechniker fällt kurzfristig aufgrund einer Erkrankung aus

In allen Fällen muss die Disposition durch die Einsatzplanungssoftware unterstützt werden, um flexibel Alternativen finden zu können. Auch die Servicetechniker können über die Mobile-App die Planung beeinflussen, indem – bei Bedarf – autark Einsätze über die Servicetechniker-App angelegt oder weitere Anlagen/Objekte zum Einsatz hinzugefügt werden können. Insbesondere bei ad-hoc Aktionen entstehen durch die direkte Vernetzung zwischen Einsatzplanung und mobiler Servicetechniker-App enorme Vorteile, die eine entsprechende Flexibilität im Tagesgeschäft gewährleisten.

Nachbereitung der Wartungs- und Serviceunterlagen

Wie im Rahmen des ersten Ablaufpunktes bereits erwähnt, endet der Aufgabenbereich des Einsatzplaners meist nicht nach der erfolgreichen Durchführung des Einsatzes. Hinzu kommen häufig die Nachbereitung der Serviceunterlagen, Prüfung der Einsatzzeiten und ausgefüllten Protokolle sowie die ggf. anfallende Planung von Folgeeinsätzen. Auch die Freigabe zur Abrechnung und Benachrichtigung der Fakturierung gehört häufig den Aufgaben der Einsatzplanung. Welche weiteren Aufgaben im Rahmen der Einsatz-Nachbereitung anfallen und wie Sie die ADASMA Instandhaltungssoftware dabei unterstützt, erfahren Sie zukünftig in unserem Blog. Bleiben Sie gespannt.

Fazit

Als Einsatzplaner in einem Wartungs- und Serviceunternehmen gilt es möglichst effizient zu arbeiten und alle Ressourcen optimal zu disponieren. Durch plötzlich auftretende Störfälle können stressige Situationen mit hohem Fehlerpotenzial entstehen. Eine Einsatzplanungssoftware unterstützt in allen Aufgaben und Bereichen eines Disponenten und verbindet bisherige Altsysteme in einer Lösung (Excel, Outlook, Maps). Mit einer reibungslosen Vernetzung mit der Servicetechniker-App kann zudem auf Basis von Echtzeit-Daten geplant werden. Die gesamte Abwicklung des Serviceprozesses wird durch ein perfektes Zusammenspiel aus digitaler Einsatzplanung und mobiler Techniker-App auf ein neues Level gehoben.

Für weitere Informationen zu einer optimalen Einsatzplanung und Fragen zu den ergänzenden Funktionen von ADASMA stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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