Die Chancen einer digitalen Einsatzplanung für Servicedienstleister
Bei vielen Servicedienstleistern stellt Excel häufig noch das Mittel der Wahl zur Planung von Einsätzen dar. Auf den ersten Blick scheint das auch logisch: Fast jeder kann damit umgehen und Anpassungen sind schnell gemacht. Bei genauerer Betrachtung wird man allerdings schnell feststellen, dass Excel für ganz andere Zwecke als zur Einsatzplanung für Servicedienstleister konzipiert wurde.
Ohne eine Einsatzplanungssoftware fehlen Effizienz, Transparenz und Flexibilität
Beginnen wir mit dem Layout des Einsatzplans. Insbesondere, wenn in Ihrem Serviceunternehmen mehrere Disponenten in der Einsatzplanung tätig sind, wird häufig eine individuelle Ansicht und Anordnung der Techniker gefordert. Disponent A ist für die Gebiet A zuständig, Disponent B hingegen interessieren die Techniker aus Gebiet A nicht. Er möchte am besten nur seine Servicetechniker sehen – am liebsten in einer für ihn angepassten Reihenfolge.
Hinzu kommt ein hoher manueller Aufwand beim Pflegen des Excel-Einsatzplans. Neue Termine müssen zeitaufwendig in die Zellen eingefügt werden und werden deshalb häufig (unleserlich) abgekürzt. Erhält der Planer jetzt noch einen Einsatz für einen ungeplanten Störungsfall muss die mühevolle Planung wieder umgeworfen werden. Welcher Techniker gerade noch freie Kapazitäten hat, sich aufgrund seiner Qualifikationen am besten für den Einsatz eignet und am nächsten an der Anlage ist, kann meist nur mit hohem Aufwand ermittelt werden. Häufig wird dann zwischen Excel und Google Maps gewechselt um die Entfernungen der infrage kommenden Techniker zu prüfen – nervenaufreibend und zeitaufwendig, insbesondere in Situationen, wo es schnell gehen muss.
Der letzte große Nachteil ist die fehlende Transparenz für die Servicetechniker. Um Informationen zum Einsatz zu erhalten, fahren viele vorab ins Büro und erst danach weiter zum Kunden. Aus unserer Erfahrung bildet sich dann insbesondere am Montag eine große Traube an Technikern vorm Planer-Büro. Chaos, Stress und daraus resultierende Fehler sind in der Hektik vorprogrammiert.
Mit einer Einsatzplanung-App die Chancen der Digitalisierung nutzen
Eine Einsatzplanung-App bietet enorme Potenziale im Vergleich zur Excel-Planung. Eine digitale Planung kennt beispielsweise keinen Schreibschutz und keine Speicherkonflikte. Sie funktioniert einfach, unabhängig davon wie viele Benutzer gleichzeitig auf die Planung zugreifen. Hinzu kommt eine maximale Individualisierbarkeit für jeden einzelnen Disponenten. Angefangen beim Umschalten zwischen, Tages-, Wochen- und Monatsansicht bis hin zur Anpassung der Zellengröße kann sich jeder Benutzer den Einsatzplan so einstellen, wie es für ihn am übersichtlichsten ist. Hinzu kommen benutzerspezifische Filtermöglichkeiten wie z.B. nach:
- Gebiete: Nord, Ost, Süd, West etc.
- Abteilungen: Servicetechniker, Werkstatt, Vertrieb etc.
- Spezialisierungen: Mechaniker, Elektriker, Inbetriebnahmer etc.
- Terminkategorie: Bereitschaftsdienst, Urlaub, Krankheit etc.
Ausgereifte Plantafel-Lösungen integrieren zusätzlich eine intuitive Karte, um dem Disponenten die Routenplanung zu vereinfachen. Mithilfe eines Kartenausschnitts ist direkt ersichtlich, welcher Techniker sich derzeit wo befindet. Durch einen Klick können die Servicetechniker nach Entfernung zum Einsatzort sortiert werden – optimal, wenn Sie kurzfristige Einsätze einplanen müssen.
Für die mittelfristig Planung von terminierten Wartungen bietet sich die Routenplaner-Funktion in Kombination mit dem Skill-Management an. So wird sichergestellt, dass der Techniker mit den benötigten Qualifikationen ausgewählt wird und eine möglichst optimale Route für seine Einsätze fährt.
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Servicetechniker-App als ideale Ergänzung
Die Verbindung aus einer dynamischen Einsatzplanung und einer mobilen Techniker-App ist für Servicedienstleister heutzutage unerlässlich hinsichtlich eines reibungslosen Zusammenspiels zwischen Einsatzplaner und Monteur. Führt der Planer Änderungen am Einsatz durch oder gibt neue Einsätze für den Techniker frei, erhält diese eine direkte Benachrichtigung in der mobilen App. Dort sind neben den Einsatzdaten automatisch alle Informationen zum Kunden, zur Anlage inkl. der Servicehistorie und vergangener Messwerte enthalten. Das mühsame Zusammensuchen der Informationen aus Ordnern und Excel-Dateien entfällt und Fehler werden konsequent ausgeschlossen.
Die gesamte Auftragsbearbeitung wird vollständig mobil getätigt und nach Abschluss ohne Umwege an die Zentrale zurückgemeldet. Der Disponent sieht im Plan umgehend, ob der Techniker den Einsatz bereits abgeschlossen hat und ggf. noch für Notdienst-Einsätze zur Verfügung steht.
Fazit
Durch die digitale Einsatzplanung bieten sich insbesondere für Servicedienstleister große Vorteile, die langfristig zu Kostenersparnissen durch weniger Aufwand und Qualitätsgewinn führen. Die Digitalisierung wird damit immer mehr zum entscheidenden Faktor hinsichtlich der Wettbewerbsfähigkeit von Serviceanbietern.
Bei Fragen zur Digitalisierung Ihres Serviceunternehmens mit einer passenden Service-Software stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie jetzt unverbindlich Kontakt zu uns auf.
