5 Schritte, auf die Sie bei der Einführung einer Servicesoftware achten sollten.
Viele Unternehmen scheuen die Einführung einer neuen Software. Zu groß sei der Aufwand für Mitarbeiterschulungen, Prozessumstellungen und Veränderungen im eigenen Unternehmen. Wir möchten Ihnen hiermit einen Leitfaden an die Hand geben, wie speziell die Einführung einer Servicesoftware in Ihrem Unternehmen ein voller Erfolg wird.
1. Prozessanalyse
Zu Beginn sollten Sie sich die Frage stellen, welche Prozesse im Unternehmen digitalisiert und optimiert werden sollen.
Dabei wird der IST-Zustand identifiziert und bewertet und aus diesem Zustand wird ein sogenanntes Soll-Konzept erstellt. Im Soll-Konzept wird festgehalten, was die Software leisten muss, damit sie einen Vorteil zum aktuellen Zustand darstellt.
Beispielhafte Kernfunktionen, die aus einem Soll-Konzept hervorgehen können:
- Anlagenverwaltung
- Einsatzplanung
- Mobile Techniker-App
- Selbst konfigurierbare Wartungspläne und Checklisten
- Echtzeit Dokumentation
2. Systemauswahl
Um die passende Softwarelösung für sein Unternehmen zu finden, sollte man die entsprechende Software ausgiebig testen, bevor es zu einer Anschaffung kommt. Erst durch eine mehrwöchige Testphase mit ausgewählten Mitarbeitern stellt sich heraus, ob die Software die Leistung bringt, welche im Soll-Konzept definiert wurde. Im Anschluss bewerten Sie die von Ihnen vorab festgelegten und gewichteten Kriterien im Rahmen einer sogenannten Nutzwertanalyse. Dadurch können Sie die verschiedenen Softwarelösungen miteinander vergleichen und erhalten eine gute Grundlage für die Entscheidungsfindung zur Auswahl einer passenden Servicesoftware
| Bewertungskriterien | Gewichtung | Bewertung System 1 | Nutzw. System 1 | Bewertung System 2 | Nutzw. System 2 |
|---|---|---|---|---|---|
| Einmalige Kosten | 35 | 7 | 2,45 | 6 | 2,10 |
| Laufende Kosten | 20 | 5 | 1,0 | 9 | 1,80 |
| Akzeptanz | 10 | 7 | 0,70 | 3 | 0,30 |
| Funktionalität | 15 | 3 | 0,45 | 9 | 1,35 |
| Integrationsfähigkeit | 10 | 4 | 0,40 | 6 | 0,60 |
| Technischer Support | 10 | 6 | 0,60 | 9 | 0,90 |
| Summe | 100 | 5,60 | 7,05 |
Unser Tipp:
Beziehen Sie bei der Auswahl der Kriterien nicht nur softwarespezifische Aspekte mit ein, sondern berücksichtigen Sie auch Punkte wie die Leistungsfähigkeit des Supports (Reaktionszeit, direkte Ansprechpartner) sowie die grundsätzlichen Feature-Roadmap des Softwareunternehmens. So erkennen Sie schnell, ob Sie eine Software erwerben, die seit Jahren nicht bzw. kaum noch betreut wird, oder ob der Anbieter sein Produkt stetig weiterentwickelt und Sie auch zukünftig mit wichtigen Funktionen versorgt.
Wir unterstützen Sie bei einer effizienten Serviceabwicklung.
3. Customizing Phase
Durch die Testphase wurde die Software auf ihre Funktionen und Arbeitsabläufe geprüft. Die hier aufgetretenen Customizing-Erfordernisse sollten dem Softwarehersteller mitgeteilt werden, um eine optimale Anpassung der Software an das Unternehmen zu gewährleisten. Der Hersteller sollte bis zum Go-Live-Termin die Wünsche des Kunden anpassen und in die Software integrieren, um dem Kunden eine vollständige Servicelösung anbieten zu können. Erstellen Sie dabei in Abstimmung mit dem Anbieter eine klar definierte Liste an anzupassenden Funktionen mit einem klar definierten Aufwand. Nur so vermeiden Sie einen möglicherweise ausufernde Kosten im Rahmen des Customizings.
4. Datenmigrationsphase
In dieser Phase sollte vom Kunden festgelegt werden, welche Daten in welcher Tiefe in die neue Software migriert werden sollen.
Durch Schnittstellen mit dem ERP-System können vorhandene Daten in die Servicesoftware übernommen werden, wodurch ein sauberer Datentausch garantiert ist. Auch für Daten, die nicht über eine Schnittstelle synchronisiert werden, sollte Ihnen die Software die Möglichkeit bieten, bestehende Stammdaten schnell und einfach importieren zu können - z. B. über einen CSV-Import. Während und nach der Datenmigration ist die Kontrolle der Datenqualität von großer Bedeutung. Prüfen Sie die Daten stichprobenweise auf Korrektheit, um spätere Probleme im "kritischen" Go-Live zu vermeiden.
5. Mitarbeiterschulung und Go-Live
Die Mitarbeiter, die mit der Software interagieren, benötigen eine intensive Schulung, um nahtlos in den Go-Live-Betrieb wechseln zu können. Für die Schulung sollte genug Zeit eingeplant werden, um sämtliche Prozesse durchspielen zu können und um auf alle Rückfragen intensiv eingehen zu können. Achten Sie zusätzlich darauf, dass der Anbieter Ihnen qualifizierte Mitarbeiter für die Schulung zur Seite stellt, die idealerweise seit Jahren mit der Softwarelösung vertraut sind. Nur so erreichen Sie eine maximale Schulungsqualität.
Sobald die Software im aktiven Tagesbetrieb eingesetzt wird, sollte konsequent mit der Software gearbeitet werden, um Arbeitsprozesse zu automatisieren und zu verinnerlichen.
Auch hier sollte Ihnen der Anbieter in dieser "kritischen" Phase entsprechend qualifizierte Mitarbeiter zur Seite stellen, die Sie beim Go-Live durchweg begleiten und bei aufkommenden Fragen/Problemen direkt weiterhelfen können.
Fazit
Sie sehen – bei einer strukturierten Vorgehensweise, können viele Gefahren und Risiken im Rahmen einer Softwareeinführung vermieden werden. Nehmen Sie sich die Zeit und testen Sie die Servicesoftware ausgiebig. Legen Sie von Beginn an Wert auf eine direkte und persönliche Betreuung durch den Anbieter und integrieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in den Umstellungsprozess. Damit steigern Sie die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern und die Einführung Ihrer Servicesoftware wird ein echter Erfolg.
Sie haben Fragen dazu? Wir beraten Sie gerne.
