Die Nachteile mangelhafter Datenverwaltung in Wartungs- und Serviceunternehmen
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Nachteile auf, die aus einer mangelnden Datenverwaltung resultieren. Diese Problematik wird nach unserer Erfahrung häufig unterschätzt, da sich die unvorteilhafte Datenhaltung meist seit den Anfängen der Unternehmung etabliert hat und vielen Serviceunternehmen das dahinterliegende Verbesserungspotenzial nicht bewusst ist. Im Anschluss an die Schwachstellenanalyse stellen wir Ihnen die Vorteile eine Datenverwaltung mittels einer Instandhaltungssoftware kompakt dar.
Die Ursachen für eine unstrukturierte Datenhaltung in der Praxis
In vielen Wartungs- und Serviceunternehmen sind bereits ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme im Einsatz. Häufig werden darin die Kundenstammdaten, Bestellungen und Aufträge gepflegt, die Artikel verwaltet sowie die Fakturierung durchgeführt. Problematisch wird es allerdings bei der technischen Dokumentation und Zuordnung von Objekten zu den jeweiligen Kunden. Eine integrierte Wartungsplanung, flexible Komponentenverwaltung oder eine Anlagenhistorie fehlen häufig. Nachfolgend finden Sie eine Abbildung, die die technischen und organisatorischen Anlagendaten zusammenfassend beschreibt.
Hier wird deutlich, dass insbesondere Instandhaltungsunternehmen deutlich umfangreichere Anforderungen haben, als in der klassischen Standard ERP-Software abgebildet werden kann. Dies ist der Grund, weshalb die (Stamm-) Datenverwaltung dort dann häufig in unstrukturierter Form mittels Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel – ohne Anbindung an das ERP-System - ausgelagert wird.
Die typische Lösung: Excel und unzählige Ordner
Oftmals erhält jeder Kunde und/oder jede Anlage eine eigene Excel-Datei mit teils unzähligen Blättern wie bspw. Kunden- und Kerndaten, Anlagenhistorie und ausgefüllten Wartungsmessprotokollen. Abhängig von der Anzahl der Kunden und betreuten Anlagen können hier schnell mehrere 100 Dateien auf einem Laufwerk liegen. Hinzu kommt die Dateiablage von z. B. Typenschild-Bildern und Dokumenten wie Ölanalysen, Prüfberichten sowie Softwareständen. Dies wird meist zusätzlich zu den Excel-Dateien über Unterordner auf dem Laufwerk gelöst, in denen dann die gesammelten Dateien aus mehreren Jahren unauffindbar und mit mangelhafter Beschriftung abgelegt werden.
Die Probleme einer unstrukturierten Datenhaltung
Zusammengefasst bringt diese Art der Datenhaltung beträchtliche Nachteile mit sich. Unter anderem entstehen aufgrund der fehlenden Ankopplung an das ERP-System zwangsläufig Redundanzen und Inkonsistenzen. Darüber hinaus sind die Excel-Dateien zumeist unübersichtlich und wenig benutzerfreundlich aufgebaut, da diese im Laufe der Zeit immer wieder in ihrer Struktur nachträglich und nicht einheitlich angepasst wurden. Der größte kritische Faktor ist sicherlich die hohe durchschnittliche Dauer eines Suchvorgangs. Angesichts der teils großen Datenmengen und unstrukturierten Ablage kann die Suche nach der letzten Ölanalyse oder einem Typenschild der aktuell verbauten Komponente auch mal mehrere Minuten in Anspruch nehmen, was zu spürbaren Verzögerungen im täglichen Arbeitsablauf führt.
Weiterhin verursacht der Mehrbenutzerbetrieb in Excel die Problematik des Schreibschutzes sowie der mangelnden Skalierbarkeit. Dateien, die von Person A geöffnet wurden, können von Person B nur im schreibgeschützten Modus geöffnet und demnach nicht unmittelbar bearbeitet werden. Auch der manuelle Anpassungsaufwand sollte nicht unterschätzt werden, wenn strukturelle Änderungen in den Excel-Dateien erforderlich werden. Im ungünstigsten Fall gilt es, mehrere 100 Dateien manuell zu öffnen und zu bearbeiten.
Abschließend der langfristig wohl größte Nachteil: eine derart unstrukturierte Datenhaltung bietet keine Grundlage für tiefergehende Datenanalysen und Auswertungen. Um bspw. tagesaktuelle Kapazitätsanalysen, Routenoptimierungen und Flottenauswertungen durchführen zu können, werden zwangsläufig strukturierte Daten benötigt. Dadurch fehlen Wartungs- und Serviceunternehmen extrem wichtige Informationen, um strategisch weitreichende Entscheidungen fundiert treffen zu können.
Zeitersparnis durch strukturierte Datenhaltung in einer Datenbank
Langfristig sollte die typische Excel-Ordner-Lösung durch eine Objekt- und Anlagenverwaltung mithilfe einer Wartungs- und Instandhaltungssoftware abgelöst werden. Diese speichert alle Daten strukturiert und performant in einer Datenbank. Dabei sollte die Software möglichst intuitiv zu bedienen sein, damit die Benutzer ohne großen Schulungsaufwand sich auf Anhieb darin zurechtfinden. Gleichzeitig sollte der Administrator flexibel und selbständig Anpassungen an den Datenfeldern vornehmen können, ohne dass der Anbieter durch teure „Programmierleistungen“ aktiv werden muss. Durch die umfangreichen Suchmöglichkeiten (z. B. durch globale Suchfelder) reduzieren sich die Suchzeiten auf ein Minimum.
Weitere Vorteile durch Einbindung einer Dateiverwaltung
Viele Service-Lösungen bieten zudem eine integrierte Dateiverwaltung an. Dadurch kann die Ablage innerhalb bisheriger Explorer-Ordner aufgelöst und vollständig in die Objektverwaltung der Softwarelösung integriert werden. Ein Beispiel: Ein Kunde benötigt für seine Versicherung die Ölanalyse aus dem letzten Jahr. Statt in einem unübersichtlichen Ordner zu suchen, öffnen Sie einfach das Objekt und navigieren Sie in der Anlagenhistorie zum gewünschten Zeitpunkt. Als Anlage zum Historieneintrag finden Sie hier schnell die benötigte Datei. Zusammengefasst haben Sie auf diese Weise alle Informationen an das Service-Objekt ihres Kunden gekoppelt. Zugleich muss nicht zwischen mehreren Anwendungen und Ablageorten gewechselt werden.
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Fazit
Auf Dauer bzw. ab einer bestimmten Unternehmensgröße stellt die mangelhafte Verwaltung über einfache Excel-Dateien eine ernstzunehmende Gefährdung der Wettbewerbsfähigkeit im Service dar. Setzen Sie daher frühzeitig auf für Sie passende Softwarelösungen auf Datenbank-Basis, die sich auf die Datenhaltung im Wartungs- und Instandhaltungsbereich spezialisiert haben. Worauf Sie bei der Auswahl einer solchen Software achten sollten, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
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