Vorteile einer mobilen Auftragsbearbeitung im Service
Wenn Sie Ihren Serviceprozess stark verbessern möchten, führt langfristig kein Weg an der Digitalisierung Ihrer Servicetechniker vorbei. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen die Vorteile einer solchen mobilen Auftragsbearbeitung in der Praxis erläutern. Häufig wird dabei nur der messbare Nutzen einer Servicetechniker-App beleuchtet - z. B. Zeit- und Kostenersparnis. Wir werden Ihnen ebenfalls die qualitativen und kaum messbaren Vorteilen vor Augen führen.
Alle Informationen jederzeit mobil verfügbar (on- und offline)
Im Vergleich zu einer papierbasierten Auftragsabwicklung verfügen die Monteure durch eine mobile Lösung im Service über deutlich mehr Informationen im Feld. Die Techniker tragen die gesamten Informationen zum Kunden inkl. der Ansprechpartner vor Ort mit Kontaktdaten jederzeit abrufbereit in ihrer Hosentasche mit sich. Neben den Kundendaten besteht ebenfalls die Möglichkeit, vollständigen Einblick in die Anlagenstammdaten und die verbauten Komponenten zu erhalten. Ebenso können Dokumente des Serviceobjektes (wie bspw. technische Dokumentationen) abgerufen werden.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist der vollständige Einblick in die Anlagenhistorie bzw. Maschinenakte. Durch umfangreiche Suchmöglichkeiten können Fehleranalysen vor Ort unterstützt und zum Teil deutlich verkürzt werden. Auch das Abrufen vergangener Messwerte ist möglich. Die Techniker können damit die Messwertverläufe besser analysieren und Fehlentwicklungen frühzeitig vorbeugen.
In der Folge entstehen durch die gesteigerte Transparenz an Informationen sowohl qualitative und quantitative Vorteile. Die Techniker können Ihre Arbeiten besser und zielführender durchführen. Gleichzeitig erreichen den Innendienst spürbar weniger Rückfragen – z. B. bei fehlenden Kontaktdaten, einer unklaren Standortbeschreibung oder die Nachfrage nach den zuletzt an der Anlage durchgeführten Instandhaltungsarbeiten.
Schnellere und bessere Dokumentation des Einsatzes
Eine mobile App verringert ebenfalls die Dauer der Auftragsbearbeitung erheblich. Zum Beispiel kann der Servicetechniker bei der Dokumentation der durchgeführten Arbeiten auf vordefinierte Textbausteine und eine Texterfassung per Spracheingabe zurückgreifen. Zudem werden alle manuell erfassten Texte durch die integrierte Rechtschreibprüfung geprüft und bei Bedarf korrigiert.
Die gesteigerte Qualität in der mobilen Auftragsbearbeitung ist einer der entscheidenden Faktoren für die Entscheidung zur Digitalisierung der Servicetechniker. In der mobilen App wird der Techniker unmissverständlich durch die auszufüllenden Punkte geleitet. Unvollständige Auftragsrückmeldungen gehören damit der Vergangenheit an. In Messprotokoll-Vorlagen definierte Ober- und Untergrenzen verhindern Fehleingaben und durch die vollintegrierte Fotodokumentation können Schäden oder der Austausch von Bauteilen einfach erfasst und zum Auftrag hinterlegt werden.
Insgesamt wird die Fehlerquote im Rahmen der Auftragsbearbeitung stark verringert. Zudem verbringen die Servicetechniker weniger Zeit mit der Dokumentation und können sich voll auf Ihre Aufgabe fokussieren.
Zeitersparnis und höhere Flexibilität im Innendienst
Betrachtet man den gesamten Prozess der Serviceabwicklung hat eine mobile Auftragsbearbeitung ebenfalls positive Auswirkungen auf die Einsatzplanung und Abrechnung im Innendienst. Dadurch, dass die Techniker nun alle Daten digital aufnehmen und durch Funktionen wie eine Spracheingabe und Rechtschreibkorrektur unterstützt werden, werden lesbare Serviceberichte zurückgemeldet, was Rückfragen vermeidet. Zudem liegen die bearbeiteten Auftragsdaten dem Innendienst umgehend nach Abschluss der Arbeiten zur Prüfung und Abrechnung vor. Die Fakturierung kann nun regelmäßig und schnell durchgeführt werden, da alle benötigten Daten für die Rechnungstellung vorliegen.
Zuletzt steigert eine mobile Auftragsabwicklung auch die Flexibilität und Reaktionsschnelligkeit im Service – einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren. Durch die mobile App in Kombination mit einer digitalen Einsatzplanung können Einsätze z. B. bei unvorhersehbaren Störungsfällen per Knopfdruck umgeplant werden. Die Techniker erhalten umgehend eine Benachrichtigung sowie alle zugehörigen Einsatzinformationen.
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Fazit
Die enorme Zeit- und Kostenersparnis durch weniger Aufwand und Rückfragen für die Servicetechniker und den Innendienst ist längst nicht alles. Hinzu kommen die weniger offensichtlichen Vorteile einer grundsätzlich gesteigerten Servicequalität. Die Einsätze werden bedeutend besser und transparenter dokumentiert mit dem Ergebnis einer lückenlosen Anlagen- und Servicehistorie.
Zudem erhöht eine digitale Auftragsabwicklung die positive Außenwahrnehmung Ihres Unternehmens.
Zusammengefasst zahlen alle genannten Vorteile auf ein übergeordnetes Ziel ein: eine gesteigerte Kundenzufriedenheit durch überragenden Service.
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