Sparpotenziale bei der Vor- und Nachbereitung von Wartungsunterlagen
Die Vor- und Nachbereitung der Auftragsunterlagen von Wartungseinsätzen verlangt Mitarbeitern in Serviceunternehmen - ohne eine entsprechende Softwareunterstützung - einiges ab. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen auf, welche typischen administrativen Aktivitäten entstehen und wie viel Zeit und letztlich Geld Sie durch die Nutzung einer geeigneten Wartungs- und Servicesoftware sparen können.
Die Vorbereitung von Wartungsaufträgen
Administrative Tätigkeiten
Sofern Ihre Servicetechniker die Einsatzdokumentation noch handschriftlich durchführen, müssen im Rahmen einer Standard Wartung seitens der Einsatzplanung mehrere Unterlagen bereitgestellt werden.
Zum einen zählt das Heraussuchen und Ausdrucken des passenden Wartungsplans für das betreffende Objekt dazu. Womöglich wird dieser Plan in einer Excel-Liste gepflegt, sodass vor dem Ausdrucken noch das durchzuführende Wartungsintervall farblich hervorgehoben werden muss. Zudem werden Wartungsprotokolle benötigt, um vor Ort Messwerte erfassen zu können. Neben einem Standardprotokoll können noch anlagenspezifische Protokolle hinzukommen, die ggf. vom Anlagenbetreiber gewünscht werden. Um die Servicetechniker im Feld bei einer möglichen Fehlerbehebung zu unterstützen wird häufig ein mehrseitiger Ausdruck der letzten Einträge der Anlagenhistorie angefertigt. Abhängig davon, ob bei dem Einsatz mehrere Serviceobjekte betroffen sind, müssen diese Unterlagen dann analog in mehrfacher Ausfertigung bereitgestellt werden.
Des Weiteren benötigt der Techniker grundlegende Informationen zum Kunden, die meist in Form eines Kundenstammdatenblatts ausgedruckt zur Verfügung gestellt werden. Wichtige Informationen zum Einsatz werden häufig in Form eines Auftragsdatenblattes bzw. als Blanko Servicebericht mit den entsprechenden Einsatzdaten und durchzuführenden Arbeiten vorausgefüllt und ausgedruckt.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Definition der zur Wartung benötigten Ersatzteile in einer papierbasierten Materialanforderung. Meist wird diese in zweifacher Ausfertigung – für den Techniker und das Lager – ausgedruckt und manuell übergeben. Der Abgleich hinsichtlich korrekter Artikel-Nummern und Stückzahlen fehlt an dieser Stelle.
Zeit- und Kostenersparnis
Nachfolgend der geschätzte Aufwand zur Auftragsvorbereitung in der Übersicht:
| Tätigkeit | Aufwand |
|---|---|
| Wartungsplan vorbereiten und drucken | 2 min |
| Messprotokolle raussuchen und drucken | 2 min |
| Auszug Anlagenhistorie drucken | 1,5 min |
| Kundenstammdatenblatt drucken | 0,5 min |
| Auftragsdatenblatt vorausfüllen und drucken | 2 min |
| Material definieren und Anforderung drucken | 2 min |
| Summe Auftragsvorbereitung | 10 min |
Geht man von 20 Einsätzen pro Tag aus, können alleine bei der Vorbereitung von Einsätzen täglich über 3 h Arbeitszeit (monatlich ca. 73 h) durch den Einsatz einer Service-Software eingespart werden.
Hinzu kommen die Kosten für den Druck der oben angeführten Unterlagen. Bei einem Einsatz mit 8 Blatt Papier entstehen hier circa 0,40 € Kosten für Toner, Druckerservice und Papier. Das klingt im ersten Moment wenig, bei einer Anzahl von 20 Einsätzen pro Tag hingegen können im Rahmen einer digitalen Serviceabwicklung dadurch aber bereits ca. 180 € jeden Monat an Kostenersparnis erzielt werden. Der schwer quantifizierbare Effekt der Nachhaltigkeit ist hier noch nicht mit eingerechnet.
Neben der administrativen Vorbereitung des Einsatzes müssen die Techniker hinsichtlich Qualifikationen, Routenplanung und Verfügbarkeit passend eingeplant werden. Auch hier lassen sich enorme Zeitersparnisse und Qualitätsgewinne erzielen, die in dieser Aufstellung allerdings nicht weiter betrachtet werden sollen.
Wir unterstützen Sie bei einer effizienten Serviceabwicklung.
Die Nachbereitung von Wartungsaufträgen
Administrative Tätigkeiten
Nachdem der Servicetechniker den Wartungseinsatz durchgeführt und dokumentiert hat, vergeht für gewöhnlich einige Zeit bis der Innendienst die ausgefüllten Unterlagen zurück erhält.
Im ersten Schritt wird der ausgefüllte Servicebericht abgetippt und in einer fortlaufenden Excel-Historie eingetragen. Dieser Prozess kann mitunter verhältnismäßig lange dauern, da nicht alle Servicetechniker sauber und leserlich schreiben. Wenn dann der Bericht auch noch ölverschmiert zurückkommt, beginnt meist das große Rätselraten, verbunden mit einem großen Fehlerpotenzial. Fotos vom Einsatz bzw. des Serviceobjektes werden vom Techniker erfahrungsgemäß im Wochenrhythmus per Mail oder auf einer Digitalkamera ins Büro übergeben. Da die Fotos keine eindeutige Bezeichnung haben, müssen diese mühevoll identifiziert, den betreffenden Kundenanlagen zugeordnet und abgelegt werden. Telefonische Rückfragen der Administration an den Servicetechniker sind dabei vorprogrammiert.
Die ausgefüllten Messprotokolle werden ebenfalls in eine Excel basierende Liste übertragen, um kritische Werte schneller identifizieren und Messwertverläufe besser erkennen zu können. Hier bestehen die gleichen Probleme wie beim Abtippen des Serviceberichts. Allerdings kann die fehlerhafte Eingabe von Messwerten hier noch gravierendere Folgen haben hinsichtlich des Anspruchs einer fehlerfreien und lückenlosen Dokumentationspflicht z. B. gegenüber dem Anlagenbetreiber.
Wartungspläne und Serviceberichte werden gewöhnlich eingescannt und in den betreffenden Kundenordner auf dem Laufwerk abgelegt. Die abrechnungsrelevanten Unterlagen werden dann manuell in die Fakturierung gegeben.
Zeit- und Kostenersparnis
Nachfolgend der geschätzte Aufwand zur Auftragsnachbereitung in der Übersicht:
| Tätigkeit | Aufwand |
|---|---|
| Servicebericht abtippen | 3 min |
| Fotos zuordnen und ablegen | 4 min |
| Messwerte aus Protokollen übertragen | 5 min |
| Wartungsplan und Servicebericht einscannen | 3 min |
| Summe Auftragsnachbereitung | 15 min |
Rechnet man auch hier mit 20 Einsätzen pro Tag, sparen Serviceunternehmen täglich über 5 h Arbeitszeit (monatlich ca. 110 h) durch eine mobile Auftragsbearbeitung der Techniker.
Zusätzlich zur Zeitersparnis kommen noch qualitative Vorteile hinzu:
- Weniger Tippfehler durch die Medienbrüche (Excel zu Papier zu Excel)
- Erhöhte Flexibilität bei sich kurzfristig ändernden Einsätzen: Bei Terminänderungen oder Anpassung des Aufgabenumfangs müssen Unterlagen z. T. angepasst und erneut ausgedruckt werden
- Strukturierte Datenhaltung ermöglicht auf Knopfdruck Auswertungen und diverse Validierungen um eine stark verbesserte Datenqualität zu erreichen
- Skaleneffekte bei einer größeren Anzahl von Serviceeinsätzen: Je größer das Serviceunternehmen, desto größer sind auch die Zeit- und Kostenersparnisse
Fazit
Insgesamt werden bei unserer aufgestellten Musterrechnung ca. 8,3 h Arbeitszeit pro Tag eingespart. Das entspricht mehr als einem Vollzeitäquivalent (FTE) pro Monat. Die eingesparten Druckkosten liegen bei ca. 180 € monatlich. Hinzu kommen qualitative Vorteile, die sich nur schwer in Zeit und Kosten messen lassen. Allerdings nehmen diese einen mindestens ebenso großen Stellenwert in der Gesamtbetrachtung ein, da hierdurch ggf. teure Folgefehler vermieden werden.
Die Einführung einer entsprechenden Wartungs- und Instandhaltungssoftware in Kombination mit einer integrierten Techniker-App amortisiert sich aufgrund der hohen Einsparungen folglich in wenigen Monaten. Darüber hinaus bestehen noch eine ganze Reihe anderer Zeitspar-Potenziale insbesondere hinsichtlich der digitalen Einsatzplanung und mobilen Auftragsbearbeitung der Servicetechniker im Feld.
Bei weiteren Rückfragen zu den Zeitersparnissen in der digitalen Serviceabwicklung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf.
