Digitalisierung Papier vs. Software

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Papier vs. Software: Die Vorteile der Digitalisierung Ihrer Serviceprozesse

Viele Unternehmen aus der Servicebranche begegnen dem täglichen Wartungs- und Servicegeschäft auch im Jahr 2024 noch mit einer unproduktiven Zettelwirtschaft. Mittlerweile existiert jedoch eine große Anzahl an Softwarelösungen, um die Digitalisierung der Arbeitsprozesse in diesem Bereich voranzutreiben. Welche Vorteile die in diese Softwarelösungen integrierten Funktionen - insbesondere eine digitale Einsatzplanung und papierlose Auftragsbearbeitung - mit sich bringen, erläutern wir Ihnen in diesem Beitrag.

Der Status Quo: Aufbeitsablauf in Serviceunternehmen ohne geeignete Softwarelösung


In Serviceunternehmen ohne eine entsprechende Softwarelösung sind die Abläufe häufig mit den gleichen Problemen behaftet. Der Kunde ruft im Unternehmen an und schildert sein Anliegen, gleichzeitig wird das Problem schriftlich mit Stichpunkten auf einem Notizblock o.ä. festgehalten. Ruft der Kunde nun ein zweites Mal an und spricht mit einem anderen Mitarbeiter werden die Informationen doppelt notiert und das Anliegen ggf. doppelt bearbeitet da der zweite Mitarbeiter nicht den bereits bestehenden Kundenkontakt des ersten Mitarbeiters zentral einsehen kann.

Sobald der Auftrag final erfasst wurde, muss ein verfügbarer Techniker gefunden werden, was meist über eine (eigens konstruierte) Excel-Liste erfolgt. Da der Bearbeitungsstand bestehender Aufträge hier nicht in Echtzeit eingesehen werden kann, kommt es dabei häufig zu fehlerhaften Planungsvorgängen. Nach Zuweisung des Auftrags an den passenden Techniker, benötigt dieser im Rahmen einer optimalen Einsatzvorbereitung alle relevanten Informationen zu dem Einsatz. Hier entsteht häufig weiterer, manueller Aufwand für den Innendienstmitarbeiter, da dieser vergangene Serviceberichte, Wartungspläne etc. meist in versteckten Ordnern suchen und ggf. Kopien erstellen muss. Während des Einsatzes füllt der Techniker seinen Servicebericht mittels Stift und Papier aus, macht Fotos per Kamera und notiert Zählerstände und Messwerte analog.

Nach Abschluss des Einsatzes fährt der Techniker meist zum nächsten Einsatz oder tritt direkt die Heimreise an. Die Durchschläge seiner Berichte kommen dadurch häufig verzögert in der Zentrale an. Die zurückgemeldeten Einsatzdaten werden dann meist zeitaufwändig abgetippt, in das ERP-System übertragen und anschließend die Rechnung daraus erstellt.

Die Nachteile ohne Softwarelösung im Überblick:

  • Arbeiten werden doppelt ausgeführt
  • Informationen gehen verloren
  • Wichtige Kundeninformationen werden falsch übertragen und erreichen nicht den passenden Mitarbeiter
  • Auswertung der Serviceberichte und Messdaten nicht bzw. nur schwer möglich
  • Reaktion statt Aktion, es fehlt meist ein proaktiver Service für den Kunden (Wartungserinnerung, automatische Terminbestätigung etc.)

Die Zukunft: Digitalisierung der Serviceabläufe mit der ADASMA Wartungssoftware


Mittels der umfangreichen Dokumentation in der ADASMA Software, können alle notwendigen Kundeninformationen und insbesondere Objektdaten wie Betriebsstunden, Inbetriebnahme Datum, Komponentendaten oder spezifische Wartungsintervalle hinterlegt werden. Sämtliche Kommunikationsdaten und Änderungen in den Stammdaten werden in der ADASMA Datenbank abgelegt, wodurch jeder Mitarbeiter diese Informationen zentralisiert einsehen kann.

Durch die digitale Einsatzplanung können verfügbare Techniker schnell identifiziert und dem passenden Einsatz zugeteilt werden.

Nach Freigabe des Einsatzes durch den Innendienst, erhält der Servicetechniker eine Benachrichtigung auf seiner mobilen Techniker App und kann dort alle Informationen wie z.B. vergangene Serviceberichte, letzte Messwerte oder allgemeine Stammdaten zu den Kundenobjekten abrufen.

Durch objektspezifisch hinterlegte Wartungspläne und Formulare arbeitet der Techniker schrittweise alle fälligen Arbeiten ab und kann zudem mit wenig Aufwand Objektstammdaten ergänzen und bspw. Bilder von Typenschildern dokumentieren.

Der abschließende papierlose Servicebericht mit den getätigten Arbeiten, Zeiterfassung, Materialverbrauch und Unterschrift des Kunden wird über die App generiert, ohne, dass eine aktive Internetverbindung benötigt wird. Sobald der Techniker den Einsatz auf seiner mobilen App abgeschlossen hat, werden die Daten direkt synchronisiert und sind für den Innendienst ersichtlich. Der Einsatz kann nun mit wenig Aufwand geprüft und zur Rechnungsstellung freigegeben werden. Eine manuelle Nacherfassung von abrechnungsrelevanten Daten entfällt, da der Servicetechniker seinen Auftrag bereits vollständig digital erfasst hat.

Nach Abschluss des Einsatzes überwacht ADASMA die nächsten fälligen Wartungen des betreffenden Objekts und erinnert die Einsatzplanung rechtzeitig auf Basis objektspezifischer Intervalle an den richtigen Wartungstyp. Somit wird auch ein proaktiver Wartungsservice seitens des Servicedienstleisters gegenüber dem Wartungskunden ohne Mehraufwand möglich.

Vorteile der Arbeitsabläufe mit ADASMA


  • Erhöhte Kundenzufriedenheit durch proaktiven Service
  • Für alle einsehbare Informationen
  • Saubere und Lückenlose Dokumentation
  • Stammdatenpflege
  • Schnelle und unkomplizierte Einsatzplanung
  • Digitaler Servicebericht ist besser nachvollziehbar
  • Zeitersparnis, da Übertragung von Papier ins System entfällt

Fazit


Ein guter und zuverlässiger Kundenservice genießt einen immer größeren Stellenwert in den Unternehmen, sodass eine darauf ausgerichtete Softwarelösung wie ADASMA unabdingbar wird.

Zusammenfassend steigert eine moderne Servicesoftware die Zufriedenheit Ihrer Kunden, digitalisiert die internen Serviceprozesse und verbessert die mobile Auftragsbearbeitung immens. Durch die lückenlose und jederzeit abrufbare Dokumentation, können alle wichtigen Informationen von allen Mitarbeitern abgerufen werden, sodass sich Suchzeiten minimieren und Doppelarbeiten verhindert werden.

ADASMA bietet Ihnen eine durchgängige Anlagenverwaltung, eine digitale echtzeit-Einsatzplanung , eine offline-fähige Mobile App und viele weitere Vorteile. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Webinartermin, um mehr darüber zu erfahren.